Кейс · цветочный магазин в Москве
Было: выручка падала четвёртый месяц, склад показывал минусы, продажи шли мимо учёта. Стало: цифры обновляются сами два раза в день, закупка считается без человека, деньги на счетах сходятся с банком до копейки.
Как было
С начала сентября я работал в магазине управляющим. Первую неделю ничего не менял — снимал цифры. Замер 4 сентября: 6 239 заказов, 400 поставок и 51 тысяча сообщений клиентов.
Картина вышла такая:
Чем это било по деньгам: собственник не видел, где теряет. Закупали на глаз, списывали без причины, часть продаж в CRM не попадала.
Как стало
Финансы — по выпискам двух банков с 1 июня по 15 сентября 2026. Выручка мимо CRM — сверка CRM с кассой за 14 смен, на 11 сентября.
Роста выручки в цифрах за эти две недели нет. Почему — ниже, в сложностях.
Что сделал
Экраны панели ниже — настоящий интерфейс, снятый на копии данных магазина: суммы денег изменены, имена сотрудниц и ники выдуманы, название магазина убрано. Сообщения бота — макеты с настоящим текстом из кода бота и выдуманными именами.
Собрал план для собственника: что делаю по неделям, какие цифры считаю, по каким показателям меня оценивать. Вторая точка в нём открывается не по дате, а по списку условий.
Разобрал 11 регламентов магазина и нашёл в них 15 расхождений — места, где одно правило противоречит другому. Собрал пакет по найму: вакансии, тестовые задания, ввод в должность.
Подключил CRM, склад, переписки с клиентами и два банка. Выгрузка идёт два раза в день, в 03:00 и 15:00, целиком — так цифры в срезе всегда сходятся между собой.
Панель показывает смену, динамику, склад, скорость ответа, график, закупку и потери. Первым делом она поймала продажи мимо CRM: касса пробивала чеки, которых в CRM не было.
За два часа до смены бот спрашивает сотрудницу, выходит ли она. Молчит 15 минут — управляющему приходит тревога с её ником, ответить можно прямо из сообщения.
Свой график сотрудница смотрит кнопкой в боте и одним нажатием добавляет смены в календарь телефона.
Список закупки приходит в Телеграм в 12:00 и 21:10. Он считается от расхода за 30 дней с запасом на 4 дня — в расчёте 44 позиции. Не на пик: закупка по пиковому спросу давала бы треть лишнего каждую неделю.
Если на складе есть минусовые остатки, список не считается вовсе. Вместо него приходит «склад не сведён» и перечень позиций. Считать закупку от вранья хуже, чем не считать.
Минус на складе — это не погрешность. Букет «Упаковка» по карточке списывал 5 рулонов плёнки вместо метров. Одна ошибка давала три самых глубоких минуса склада.
Выписки обоих банков тянутся сами, наличные можно внести через бота. 14 правил раскладывают операции по статьям, переводы между своими счетами в выручку не попадают.
Банк за лето выдал и забрал овердрафт на 729 825₽. Без отдельного правила эти деньги посчитались бы выручкой. Остатки по пяти счетам сверил с банком — сходятся до копейки.
Бот сам поймал заказ с маркетплейса — администратору не пришлось заводить его руками.
14 сентября передал всё собственнику: код, инструкцию по переезду на его сервер и права на бота. Ключи доступа из кода убрал — он заводит их на свои аккаунты и ни от кого не зависит.
Сложности и что не получилось
Две недели — срок, за который можно навести порядок в учёте, но не развернуть падение продаж. Подтверждённого роста выручки за мою работу нет, и я его не обещаю.
Траты по бизнес-карте банк отдаёт одной строкой, без контрагента. Правило их не разложит — нужен человек.
сделал кнопку «Разобрать заново»: когда справочник дополнят, статьи дотянутся до старых операций сами.
Из склада приехало 95 комплектов. Размер, упаковку и порядок сборки нигде не записывали — это знание есть только у флористов. Пока заполнена одна карта.
Зарплата в панели считается: ставка за выход плюс процент от выручки смены. Процент собственник не утвердил, поэтому кнопку «Моя зарплата» сотрудницам не открыл.
Пока у 42% позиций минус, автоматический список закупки молчит. Склад сводится только инвентаризацией и правкой карточек, а не программой.
причина списания стала обязательной с 11 сентября — шесть значений. Инвентаризация теперь не попадает в расчёт расхода.
Что изменилось
На момент передачи собственник открывал одну ссылку и видел смену, кассу мимо CRM, закупку и потери. Вопрос «вышла ли смена» больше не требовал звонка — бот спрашивал сам.
Закупку больше не делают на глаз. Финансы перестали смешивать выручку, кредит и переводы между своими счетами.
Что сделать у себя сегодня
Возьмите вчерашний день. Выпишите выручку из CRM или учётной программы, из кассы и из банка — эквайринг плюс переводы.
Если три цифры не сходятся, часть продаж идёт мимо учёта. Значит, и маржа, и средний чек, которые вы видите, посчитаны не от всех денег.
Напишите, что у вас за бизнес и каким цифрам вы сейчас не верите. Отвечу, с чего начать замер и сколько это займёт.
