Кейс · свой инструмент
Было: задачи жили в десятках чатов, одни и те же переносились неделями. Стало: Ритм — один список на своём сервере. Задачу можно надиктовать голосом, напоминание приходит в Телеграм.
Как было
Я веду несколько проектов одновременно. Работа идёт в чатах с ИИ-помощником: в каждом проекте свой чат, а то и пять. Договорённости, сроки и «ждёт твоего решения» оседали там.
28 сентября я разобрал все открытые чаты. Их было 54. 19 октября — уже 137.
Чем это било по деньгам и времени:
Как стало
Данные базы Ритма на 1 ноября 2026 года: 176 задач, из них 86 закрыто, 90 в работе. Число ботов — по настройкам посредника на 26 октября.
Что сделал
Экраны ниже — настоящий интерфейс Ритма на демо-данных: задачи, проекты и встречи выдуманы. Сообщения бота — макеты с настоящим текстом из кода бота. Сводка подвисшего — настоящая структура, строки выдуманы.
23 сентября собрал первую сводку подвисших задач по всем чатам. 28 сентября — вторую: разобрал 54 чата, вынес сроки «горит на этой неделе», «ждёт твоего решения» и «ждёт других». 38 чатов оказались закрытыми — их можно было убрать.
Оказалось, задач не так много. Их просто не было одним списком.
25 сентября запустил веб-планировщик: список дня, календарь на день и неделю, проекты и цели. Работает в браузере на телефоне и компьютере, данные лежат на моём сервере в России.
Ночью всё невыполненное само переезжает на сегодня, а счётчик переносов растёт. Планировщик связан с Google Календарём, и встречи из календаря ночной перенос не трогает.
В тот же день подключил ИИ на YandexGPT и распознавание речи. Говоришь «завтра в 10 созвон с кофейней, напомни за час» — появляется задача с датой, временем и напоминанием.
С ИИ-помощником можно говорить обычными словами: «что у меня сегодня», «перенеси отчёт на пятницу», «закрой счёт клиенту». Каждый ответ он пробует получить три раза, чтобы просьба не пропала.
Бот присылает список дня с кнопками и напоминает за 5 минут до задачи. Под напоминанием — «Сделано» и «Отложить на 15 минут, час, до завтра». По будням присылает режим дня, в тихие дни молчит.
27 сентября бот научился напоминаниям словами («через 20 минут», «в 9 вечера», «утром»), повторам по будням и дням недели.
С российского сервера Телеграм работает с перебоями: сообщения бота доходили с задержкой или терялись. 25 сентября поставил посредника в облаке Cloudflare: бот отправляет сообщение ему, он — в Телеграм.
Решение оказалось общим. Сейчас через этого посредника ходят 13 ботов — мои и клиентские: отчёты кальянных, гостевые боты, бот заказов, бот бухгалтерской фирмы, ежедневный отчёт для сети пансионатов.
12 октября заметил, что копии баз лежат на том же сервере, что и сами базы. Сервер пропадёт — пропадёт всё. Сделал ежедневные копии всех 8 баз в три места: на мой мак, на Яндекс Диск в зашифрованном архиве и в облако Cloudflare.
За рубеж уходит только Ритм. Базы заведений с данными гостей остаются в России — так требует закон о персональных данных. Если копия не сделалась, мак показывает уведомление.
Копия на том же сервере пропадает вместе с сервером. Копией считаю только ту, что лежит в другом месте и проверена.
14 октября перерисовал интерфейс: светлый, крупный, с главными задачами наверху. 19 октября разобрал все 137 чатов и почистил Ритм: 21 задачу удалил, 16 переписал или перенёс, 31 добавил. Перед правкой сохранил копию базы.
Сложности и что не получилось
Ритм честно считает переносы. На 1 ноября 61 задача из 176 переносилась 5 раз и больше, рекорд — 28 раз. 36 таких задач всё ещё открыты.
счётчик переносов сделал видимым. Задача, которая переехала 5 раз, — сигнал: её надо разбить на шаг поменьше или удалить. Так прошла чистка 19 октября.
Бот отвечал с задержкой или не отвечал вовсе. Перезапуск сервера тоже съедал сообщения.
посредник в облаке плюс очередь: бот не теряет сообщения при перезапуске. Тем же посредником теперь пользуются ещё 12 ботов.
Айфон пишет звук не в том формате, что Chrome. Голосовые с телефона приходили пустыми.
сервер сначала сохраняет запись в файл и только потом отдаёт на распознавание.
27 сентября бот научился читать скриншот и ставить по нему задачу. В тот же день стало ясно: скриншоты я присылаю для другого, и список забивается лишним. Функцию убрал. Лишняя кнопка дороже, чем её отсутствие.
Что изменилось
Утром бот присылает список дня. Главные задачи отмечены, встречи из календаря уже на месте. Новая задача появляется за 10 секунд — голосом, с телефона, на ходу.
Подвисшие задачи видно по счётчику, а не по ощущению. Раз в неделю я разбираю чаты и переношу из них в Ритм всё, что требует действия. Данные всех проектов на сервере теперь копируются каждую ночь.
Что сделать у себя сегодня
Откройте свой список задач — в блокноте, приложении или голове. Выпишите три задачи, которые вы откладываете дольше недели.
Для каждой решите одно из двух: первый шаг на 15 минут на завтра или удалить. Третьего варианта «потом» нет — он и есть причина переносов.
Напишите, где у вас сейчас теряются задачи и договорённости: в чатах, в почте, в голове. Расскажу, как собрать их в одном месте с напоминаниями, сколько займёт и сколько стоит.
