Кейс · табачный бренд
Было: пять выгрузок в пяти разных форматах, заведения перемешаны с магазинами. Стало: за два дня одна сводка по HoReCa — контрагент, число SKU, вес — и Google Таблица на каждого дистрибьютора.
Как было
Бренду нужно было понять, сколько табака за сентябрь ушло в заведения — кальянные, бары, кафе, игровые клубы. Именно в HoReCa, без магазинов.
Нужна была простая таблица: контрагент, сколько разных позиций взял, общий вес. Пришли пять выгрузок — и все пять устроены по-разному.
Сложить такие отчёты руками можно, только ошибку в итоге потом никто не найдёт. А тип точки указан только у одного дистрибьютора из пяти.
Как стало
Продажи за сентябрь 2026 года по выгрузкам четырёх дистрибьюторов. У пятого в отчёте нет клиентов — его цифры вынесены отдельно.
Доля заведений сильно разная: от 51% веса у одного дистрибьютора до 91% у другого. Без сводки этого не видно — в каждом отчёте свой формат.
Что сделал
Таблицы на снимках — настоящие выгрузки и итоговый файл. Названия дистрибьюторов, контрагентов и бренда заменены, цифры настоящие.
Для каждой выгрузки написал свой разбор. Он знает, где в ней контрагент, где товар, где вес, и что пропускать: строку «Итого», второй блок в конце отчёта, служебные строки.
Вес взял из колонки веса и сверил с «граммы × количество». Колонке, которая только похожа на вес, не поверил — о ней ниже.
SKU — это число разных позиций, которых контрагент купил больше нуля. Возвраты вычитаются. Одна и та же позиция в 25 г и в 200 г — два разных SKU.
Правила записал прямо в таблицу, на лист «Сводка». Через месяц никто не будет гадать, как считали.
У одного дистрибьютора тип точки уже стоял — взял его. У трёх типа не было. Размечал по названию: «lounge», «кальянная», «бар», «ресторан».
Если по названию не ясно — смотрел, какую фасовку берут. Заведения берут 200 г, магазины — 25 г. Такие строки пометил «догадка, проверить».
Итоговый файл: сводка на формулах, список HoReCa, все контрагенты с разметкой и сырые данные. Все 517 строк сверил с исходниками.
Плюс отдельная Google Таблица на каждого дистрибьютора. В трёх, где тип точки размечал я, вкладка HoReCa собирается фильтром: поменял группу у контрагента — вкладка пересчиталась сама.
Сложности и что не получилось
Его выгрузка — это номера отгрузок, цены и себестоимость. 8 отгрузок, 55 SKU, 4,85 кг. Кто купил — не видно, поэтому заведения от магазинов не отделить.
вынес его на отдельный лист и в итог не смешивал. Чтобы посчитать HoReCa, нужна выгрузка с клиентами.
В одном отчёте есть возвраты с минусом — у одного магазина итог вышел −0,2 кг. Там же колонка веса стояла и у контрагентов, у которых в адресе цифра «25».
возвраты вычитал из позиции, а товар определял по началу строки, а не по колонке веса.
У одного клиента в названии сидел пробел нулевой ширины. На экране его не видно, а таблица считает такое название другим.
до подсчёта вычистил такие символы и хвостовые пробелы.
Из 271 заведения у 97 тип определён не по названию, а по фасовке. Всего спорных строк 126 — остальные 29 ушли в «не HoReCa». Это догадка, а не факт.
каждая такая строка помечена. Бренд может пройтись по ним и поправить группу — сводка пересчитается.
Что изменилось
Раньше было пять отчётов, которые нельзя положить рядом. Теперь одна таблица: сколько заведений у каждого дистрибьютора, сколько позиций они берут и какой вес.
Следующий месяц считается теми же разборами и той же разметкой. Новых контрагентов нужно будет разметить, старых — нет.
Что сделать у себя сегодня
Откройте последнюю выгрузку продаж и отфильтруйте строки с отрицательным количеством. Это возвраты.
Проверьте, вычитаются ли они в вашем итоге. Если нет — вес и выручка по клиентам у вас завышены ровно на эти строки.
Пришлите, какие выгрузки у вас есть и что нужно получить. Отвечу, сколько займёт свести их в одну таблицу и сколько стоит.
